Mail merge trong word

Mail merge là một tính năng mạnh mẽ trong Microsoft Word cho phép bạn tạo và gửi các tài liệu được cá nhân hóa đến nhiều người dùng cùng một lúc, như thư mời, thư cảm ơn, danh sách gửi hàng loạt, và nhiều hơn nữa. Đây là cách thực hiện mail merge trong Word:

Bước 1: Chuẩn bị nguồn dữ liệu

• Tạo một bảng tính Excel hoặc một tệp dữ liệu có cấu trúc tương tự, với các cột chứa thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, v.v.
• Đảm bảo rằng các cột trong nguồn dữ liệu của bạn có tiêu đề đại diện cho các thông tin tương ứng.

Bước 2: Tạo mẫu thư

• Mở Microsoft Word và tạo tài liệu mới.
• Tạo mẫu thư với văn bản tĩnh và chèn các dấu chỗ trống ở các vị trí bạn muốn chèn dữ liệu từ nguồn dữ liệu của mình.

Bước 3: Kết nối với nguồn dữ liệu

• Trên tab “Mailings” (Gửi thư), chọn “Select Recipients” (Chọn người nhận) và sau đó chọn “Use an Existing List” (Sử dụng một danh sách hiện có).

• Chọn tệp dữ liệu của bạn và xác nhận các thông số nếu được yêu cầu.

Bước 4: Chèn dữ liệu từ nguồn dữ liệu

• Chọn vị trí mà bạn muốn chèn dữ liệu từ nguồn dữ liệu.
• Trên tab “Mailings” (Gửi thư), chọn “Insert Merge Field” (Chèn Trường Gộp) và chọn các trường dữ liệu tương ứng từ nguồn dữ liệu của bạn.

Bước 5: Kiểm tra kết quả

• Sử dụng các nút “Preview Results” (Xem trước Kết quả) và “Next” (Tiếp theo) trên tab “Mailings” (Gửi thư) để xem trước và điều chỉnh các kết quả gộp của bạn.

Bước 6: Hoàn thiện và in tài liệu gộp

• Khi bạn đã hoàn thành, bạn có thể chọn “Finish & Merge” (Hoàn thành và Gộp) trên tab “Mailings” (Gửi thư) để in hoặc lưu tài liệu gộp.

Lưu ý: Các bước trên có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản cụ thể của Word mà bạn đang sử dụng.